Wer ein Lager in Usbekistan führt oder beaufsichtigt, sollte wissen, was ein Prüfer dort ansieht. Diese Checkliste für das Lageraudit fasst 14 Prüfpunkte zusammen, geordnet nach dem Weg der Ware. Sie eignet sich zur Selbstprüfung und als Gesprächsgrundlage vor einer externen Prüfung.
Vor der Prüfung: Ziel und Umfang klären
Bevor jemand durch das Lager geht, sollte feststehen, was geprüft wird und warum. Ein Lageraudit zur Vorbereitung auf eine externe Prüfung hat andere Schwerpunkte als eine Prüfung wegen wiederkehrender Differenzen.
Legen Sie fest, welche Bereiche, Warengruppen und Zeiträume einbezogen werden, und wer als Ansprechpartner Fragen beantwortet. Halten Sie die Unterlagen bereit, die Sie im Laufe der Prüfung brauchen.
Hilfreich sind aktuelle Bestandslisten, Arbeitsanweisungen, ein Lagerplan, Auszüge der letzten Korrekturbuchungen und eine Übersicht der Zugriffsrechte im System. Je vollständiger diese Unterlagen vorliegen, desto weniger Zeit geht bei der Prüfung mit der Suche nach Dokumenten verloren.
Informieren Sie außerdem das Lagerteam. Eine Prüfung, die als Überraschung kommt, erzeugt Abwehr, und Abwehr verfälscht das Bild. Erklären Sie, dass es um Prozesse geht und nicht um einzelne Personen.
Wareneingang: drei Prüfpunkte
Am Wareneingang entscheidet sich, ob später Differenzen entstehen. Fehler, die hier passieren, wirken sich auf jede weitere Stufe aus.
Beobachten Sie, was tatsächlich bei der Annahme passiert: Wird die Ware ausgepackt und gezählt, oder wird nur der Lieferschein abgezeichnet? Wird die Buchung vor oder nach der Einlagerung vorgenommen? Schon diese Reihenfolge sagt viel über die Verlässlichkeit der Bestandsführung.
- 1. Wird die Lieferung gegen Bestellung und Lieferschein geprüft?
- 2. Werden Menge und sichtbarer Zustand bei der Annahme dokumentiert?
- 3. Werden Abweichungen sofort gemeldet und nicht erst später gebucht?
Lagerung: vier Prüfpunkte
Im Lager selbst prüft ein Auditor, ob Ware auffindbar, geschützt und eindeutig zugeordnet ist. Unordnung ist selten harmlos, denn sie begünstigt Verwechslungen und verdeckt Verluste.
Achten Sie bei jedem Rundgang auch auf Kleinigkeiten: Ware auf dem Boden vor den Regalen, offene Kartons, handschriftliche Zettel mit Mengen oder Paletten ohne Etikett. Sie sind oft die ersten sichtbaren Hinweise darauf, dass die Bestandsführung vom System abweicht.
- 4. Sind Lagerplätze eindeutig gekennzeichnet und aktuell geführt?
- 5. Steht jede Ware an dem Platz, den das System ausweist?
- 6. Sind beschädigte, gesperrte und Rückläufer-Waren getrennt gelagert?
- 7. Sind Zutritt, Schlösser und Schlüsselverwaltung geregelt?
Bestand, Abgang und Dokumentation: sieben Prüfpunkte
Der Kern der Lagerprüfung ist der Vergleich zwischen Ware, Beleg und Buchung. Hier zeigt sich, ob die Bestandsführung verlässlich ist.
Ziehen Sie Stichproben in beide Richtungen: Wählen Sie Positionen aus dem System und suchen Sie die Ware im Lager, und nehmen Sie Ware aus dem Regal und suchen Sie sie im System. Nur so entdecken Sie sowohl fehlende als auch nicht erfasste Bestände.
Notieren Sie bei jeder Abweichung die Menge, den Artikel, den Lagerplatz und die mögliche Erklärung. Diese Notizen sind später die Grundlage für die Ursachenanalyse und für die Maßnahmenliste.
- 8. Stimmen gezählte Stichproben mit den Systembeständen überein?
- 9. Werden Zählungen regelmäßig durchgeführt und Ergebnisse dokumentiert?
- 10. Haben Korrekturbuchungen eine Begründung und eine Freigabe?
- 11. Sind Abschreibungen belegt und genehmigt?
- 12. Werden Warenausgänge mit Beleg und Unterschrift übergeben?
- 13. Sind Lieferscheine und Buchungen lückenlos nachvollziehbar?
- 14. Haben nur berechtigte Personen Zugriff auf Bestandsbuchungen im System?
Typische Stolperstellen bei der Selbstprüfung
Bei der Selbstprüfung neigen Teams dazu, nur das zu prüfen, was sie ohnehin gut kennen. Bitten Sie deshalb eine Person, die nicht im Tagesgeschäft steht, die Stichproben zu ziehen. Beachten Sie auch, dass ein Lager am Prüfungstag oft aufgeräumter wirkt als an gewöhnlichen Tagen.
Nehmen Sie sich zudem Zeit für Belege. Viele Probleme zeigen sich nicht im Regal, sondern in Korrekturbuchungen, Abschreibungen oder Lieferscheinen, die nachträglich geändert wurden.
Ein weiterer Fehler ist, nur eine einzelne Schicht zu betrachten. Abläufe in der Nachtschicht oder am Wochenende unterscheiden sich häufig von denen am Tag. Wenn es der Aufwand erlaubt, prüfen Sie deshalb mehrere Zeiten und sprechen Sie mit Mitarbeitern verschiedener Schichten.
So nutzen Sie die Checkliste
Bewerten Sie jeden Prüfpunkt als erfüllt, teilweise erfüllt oder nicht erfüllt und halten Sie den Nachweis fest, zum Beispiel Foto, Beleg oder Systemauszug. Aus den teilweise und nicht erfüllten Punkten ergibt sich Ihre Maßnahmenliste.
Rechtliche und buchhalterische Anforderungen in Usbekistan unterscheiden sich je nach Fall. Klären Sie diese bitte mit Ihrem örtlichen Buchhalter oder Prüfer. Wenn Sie eine unabhängige Prüfung wünschen, unterstützen wir Sie mit einem Team vor Ort.
Wiederholen Sie die Checkliste in regelmäßigen Abständen und vergleichen Sie die Ergebnisse. Entscheidend ist weniger die einzelne Bewertung als die Entwicklung: Werden die Punkte über die Zeit besser, oder tauchen dieselben Probleme immer wieder auf?
Das Wichtigste in Kürze
- Legen Sie vor der Prüfung Ziel, Umfang und Ansprechpartner fest.
- Prüfen Sie den Weg der Ware vom Wareneingang bis zum Warenausgang.
- Vergleichen Sie immer Ware, Beleg und Buchung miteinander.
- Halten Sie zu jedem Punkt einen Nachweis fest.
- Ziehen Sie Stichproben durch jemanden, der nicht im Tagesgeschäft steht.