Was wir bei den internen Kontrollen betrachten
Wir vergleichen, was in Richtlinien und Systemeinstellungen steht, mit dem, was im Lageralltag passiert. Die Abweichung zwischen beidem ist meist die eigentliche Schwachstelle.
Eine Kontrolle wirkt nur, wenn sie tatsächlich ausgeführt wird. Eine zweite Unterschrift, die routinemäßig blind erteilt wird, schützt nicht. Deshalb prüfen wir nicht nur, ob eine Kontrolle existiert, sondern auch, ob sie in der Praxis Fehler aufdecken könnte.
- Rollen und Verantwortlichkeiten im Lager
- Zugriffsrechte in ERP, 1C oder WMS
- Freigaben für Korrekturen, Abschreibungen und Umlagerungen
- Funktionstrennung zwischen Annahme, Lagerung, Buchung und Inventur
- Zutritt zu Lagerbereichen und Umgang mit Schlüsseln
- Papierbelege neben Systembuchungen
Funktionstrennung in der Praxis
In kleineren Teams ist es verlockend, dass eine Person annimmt, einlagert, bucht und zählt. Das ist bequem, aber riskant: Fehler bleiben unentdeckt, und niemand kontrolliert die Buchung gegen die Ware.
Wir zeigen, wo Aufgaben in Ihrem Lager zusammenfallen, und schlagen Lösungen vor, die zu Ihrer Teamgröße passen, zum Beispiel eine zweite Freigabe für Korrekturen oder eine Zählung durch unbeteiligte Mitarbeiter.
System- und Papierkontrollen im Vergleich
Viele Lager arbeiten gleichzeitig mit Systembuchungen und Papierbelegen, etwa Lieferscheinen oder Ausgabescheinen. Wir prüfen, ob beide Seiten zueinander passen und ob Papierbelege vollständig und nachvollziehbar abgelegt werden.
Bei der Auswertung achten wir darauf, ob Systemzugriffe zu den tatsächlichen Aufgaben passen und ob Korrekturen eine Spur hinterlassen. Fehlende Spuren bewerten wir als Lücke, auch wenn bisher nichts passiert ist.
Ein typisches Beispiel: Ein Mitarbeiter darf im System Bestände korrigieren, ohne dass jemand die Korrektur sieht. Solange diese Möglichkeit besteht, kann niemand ausschließen, dass Differenzen nachträglich bereinigt werden. Mit einer Freigabe und einer lesbaren Änderungshistorie lässt sich das Risiko deutlich senken.
Lücken und Lösungen
Der Bericht ordnet jede Lücke nach Relevanz ein und nennt eine umsetzbare Verbesserung. Wir empfehlen nur, was Ihr Team im Alltag leisten kann. Ob eine Änderung Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung hat, stimmen Sie bitte mit Ihrem örtlichen Buchhalter oder Prüfer ab.
Dabei achten wir auf Verhältnismäßigkeit. Ein Lager mit wenigen Mitarbeitern braucht keine Kontrollen wie ein Großkonzern. Entscheidend ist, dass die wichtigsten Risiken, nämlich unkontrollierte Korrekturen, ungeprüfte Abschreibungen und offener Zutritt, wirksam abgedeckt sind.
Ein sinnvoller Einstieg ist oft ein kurzer Vor-Ort-Besuch mit Gesprächen in Lager und Buchhaltung. Danach entscheiden wir mit Ihnen, ob eine vertiefte Prüfung einzelner Bereiche nötig ist oder ob wenige gezielte Änderungen genügen, um die größten Lücken zu schließen.
Ihre Zentrale erhält dabei eine verständliche Darstellung des Ist-Zustands, die sich für interne Revision, Controlling oder Gespräche mit Abschlussprüfern eignet, ohne dass jemand Systemeinstellungen oder Richtlinien selbst deuten muss.
Das erhalten Sie
- 01Bericht zu den internen Lagerkontrollen auf Deutsch und Englisch
- 02Übersicht von Rollen, Zugriffen und Freigaben im Ist-Zustand
- 03Liste der Kontrolllücken nach Relevanz
- 04Praktische Empfehlungen zur Schließung der Lücken
- 05Auf Wunsch eine Besprechung mit Lagerleitung und Controlling
Häufige Fragen
Brauchen Sie Zugriff auf unser System?
Für die Prüfung der Zugriffsrechte genügt meist ein Auszug oder eine gemeinsame Sichtung mit Ihrem Administrator. Den Umfang stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Prüfen Sie auch kleine Lager?
Ja. Gerade in kleinen Teams lohnt der Blick auf Funktionstrennung und Freigaben. Die Empfehlungen passen wir an Ihre Größe an.
Setzen Sie die Empfehlungen auch um?
Wir beschreiben die Lücken und Lösungen. Die Umsetzung liegt bei Ihrem Team. Auf Wunsch besprechen wir die Schritte gemeinsam mit Ihnen.