Vorhandensein, Zustand und Erfassung
Bei der Verifizierung gehen wir von den Buchbeständen aus und suchen die Ware im Lager. Umgekehrt nehmen wir Ware aus dem Lager und prüfen, ob sie sauber erfasst ist. So erkennen wir fehlende, doppelt gebuchte oder nicht erfasste Bestände.
Zusätzlich beurteilen wir den sichtbaren Zustand. Beschädigte, abgelaufene oder erkennbar unverkäufliche Ware fällt bei der Prüfung auf und wird im Bericht gesondert aufgeführt.
Wichtig ist uns die Konsistenz der Erfassung: Dieselbe Ware sollte unter einer einzigen Artikelnummer, in einer einheitlichen Einheit und an einem eindeutigen Lagerplatz geführt werden. Fehler an dieser Stelle führen später zu Differenzen, die scheinbar aus dem Nichts entstehen.
- Vorhandensein: Ist die gebuchte Menge am Lagerplatz?
- Zustand: Ist die Ware unbeschädigt und verwendbar?
- Erfassung: Stimmen Artikel, Menge und Einheit im System?
- Zuordnung: Gehört die Ware zum richtigen Standort und Eigentümer?
Methode: Stichprobe oder Vollverifizierung
Je nach Anlass verifizieren wir den gesamten Bestand oder eine nachvollziehbar gezogene Stichprobe. Wir stimmen die Auswahl mit Ihnen ab und dokumentieren, wie sie zustande kam. Gezählt wird mit Barcode-Scannern, auffällige Positionen prüfen wir ein zweites Mal.
Die Ergebnisse gleichen wir mit Ihren ERP-, 1C- oder WMS-Daten ab. Abweichungen klären wir zunächst mit Ihrem Team, bevor sie im Bericht erscheinen, damit offensichtliche Erklärungen nicht zu falschen Feststellungen führen.
Dabei halten wir zwei Dinge strikt auseinander: Was wir selbst gesehen oder gezählt haben, und was uns nur gesagt oder aus Unterlagen bekannt wurde. Beides kann wertvoll sein, hat aber unterschiedliches Gewicht, und der Bericht macht diesen Unterschied sichtbar.
- Auswahl der Positionen gemeinsam festlegen
- Zählung mit Barcode-Scannern
- Zweite Zählung bei auffälligen Abweichungen
- Abgleich mit ERP-, 1C- oder WMS-Daten
- Klärung mit Ihrem Team vor dem Bericht
Unterstützung für Prüfer und Zentrale
Abschlussprüfer und Konzernzentralen brauchen häufig eine unabhängige Aussage darüber, ob Bestände vor Ort existieren. Unsere Dokumentation kann dafür als Arbeitsgrundlage dienen. Welche Nachweise Ihre Prüfungsgesellschaft konkret verlangt, klären Sie bitte vorab mit ihr und mit Ihrem örtlichen Buchhalter oder Prüfer.
Bewertungsfragen, etwa zu Wertberichtigungen, beurteilen wir nicht rechtlich. Wir liefern die tatsächlichen Angaben, auf denen Ihre Fachleute aufbauen können: Mengen, Zustand und Auffälligkeiten.
Typische Anlässe
Häufig kommt die Anfrage vor einem Jahresabschluss, nach einem Wechsel der Lagerleitung, bei Zweifeln an der Systemgenauigkeit oder wenn die Zentrale einen unabhängigen Nachweis für ein Lager in Usbekistan wünscht.
Auch bei Standorten, die Sie aus dem Ausland steuern, bringt die Verifizierung Sicherheit: Sie erfahren aus erster Hand, ob die Zahlen aus Taschkent oder aus einer anderen Region des Landes zur Wirklichkeit im Lager passen, und können Ihre Entscheidungen darauf stützen.
Das erhalten Sie
- 01Verifizierungsbericht auf Deutsch und Englisch
- 02Bestandsliste mit Befund je Position als Excel-Datei
- 03Aufstellung nicht auffindbarer, beschädigter und nicht erfasster Ware
- 04Beschreibung von Methode und Stichprobenauswahl
- 05Dokumentierte Nachweise für Ihre Abschlussprüfer
Häufige Fragen
Ersetzt die Verifizierung eine Inventur?
Nicht in jedem Fall. Sie kann eine Inventur ergänzen oder eine unabhängige Stichprobenprüfung sein. Welche Form passt, besprechen wir im Erstgespräch.
Bewerten Sie die Bestände auch?
Wir stellen Mengen, Zustand und Auffälligkeiten fest. Rechtliche und buchhalterische Bewertungen stimmen Sie bitte mit Ihrem örtlichen Buchhalter oder Prüfer ab.
Akzeptieren Abschlussprüfer Ihre Dokumentation?
Das entscheidet die jeweilige Prüfungsgesellschaft. Bitte klären Sie deren Anforderungen am besten schon vor Beginn mit uns gemeinsam.